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Elektronische Kommunikation per E-Mail mit der Stadt Iserlohn

Teilweise Zugangseröffnung nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz NW (VwVfG)

Die elektronische Kommunikation mit der Stadt Iserlohn richtet sich für den Bereich der Verwaltungsverfahren nach § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG). Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen so genannten "Zugang" eröffnet hat. Die Stadt Iserlohn hat diesen Zugang nach Maßgabe der folgenden Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation teilweise eröffnet.

Grundsätzliche Hinweise

Die Kommunikation per Standard-E-Mail über das Internet ist generell unsicher! Dies gilt sowohl für die technische Übertragung als auch für die Vertraulichkeit der Inhalte. Unberechtigte Dritte können Kenntnis vom Inhalt von E-Mails nehmen und diese sogar manipulieren. Bei vertraulichen oder personenbezogenen Inhalten ist der Versand per E-Mail daher nicht zu empfehlen, soweit keine Techniken wie Verschlüsselung und/oder elektronische Signatur eingesetzt werden. Alle Mails der Stadt Iserlohn (Mailabsender mit der Endung @iserlohn.de) sind als Schutz vor Absenderfälschung elektronisch signiert.

Nachstehend wird die Art und Weise beschrieben, wie Sie mit der Stadt Iserlohn elektronisch per E-Mail kommunizieren können. Beachten Sie dabei bitte, dass diese Hinweise nur für die Kommunikation mit der Stadt Iserlohn gelten und nicht für Angebote von Dritten, auf die möglicherweise verwiesen wird (zum Beispiel andere Behörden).

Städtische E-Mail-Adressen

E-Mails können Sie direkt an die zuständige Dienststelle richten. Die E-Mail-Adressen finden Sie unter "Ämter & Einrichtungen". Sie können Ihr Anliegen aber auch an die zentrale E-Mail-Adresse der Stadt Iserlohn info@iserlohn.de senden.

Zugelassene Dateiformate für Dateianhänge

Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Standard-Dateiformate, wie .pdf, .doc, .rtf, .xls, .jpg, .tif, werden ohne Probleme von unseren Systemen übernommen.

Archive und komprimierte Dateien (.zip, .rar, .ace, .tar, etc.) sind ebenfalls möglich mit Ausnahme von passwortgeschützten Archiven, da diese keiner Prüfung auf Viren bzw. anderer schädlicher Inhalte unterzogen werden können.

Mails mit Anhängen ausführbarer Dateien, Script- oder Stapelverarbeitungsdateien sowie Dokumente mit eingebetteten Makros werden automatisch verworfen und nicht bearbeitet. Ein rechtlicher Zugang Ihrer Mail erfolgt in diesen Fällen nicht, eine Rechtsverbindlichkeit entsteht nicht.

Größenbeschränkung für E-Mails

Die Größe der annehmbaren E-Mails wird beschränkt auf 6 Megabyte. Bitte nutzen Sie Komprimierprogramme, um eventuell vorhandene Dateianhänge zu verkleinern, damit die Datenübertragung schnell und effizient verlaufen kann. Beachten Sie, dass sich die E-Mail durch die Kodierung des Anhangs vor dem Senden über die 6-Megabyte-Grenze hinaus ausdehnen kann.

Hinweise zur Rechtsfolge bei der Zusendung verschlüsselter E-Mails

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an die Stadt Iserlohn senden. Die Mailsysteme der Stadt Iserlohn unterstützen die asymmetrische Verschlüsselung nach dem sog. S/Mime-Standard. Dies ist ein Verfahren, das zur Verschlüsselung mit einem Schlüsselpaar von Sender und Empfänger arbeitet.

Wenn Sie eine Mail in verschlüsselter Form an die Stadt Iserlohn senden möchten, benötigen Sie den sogenannten "öffentlichen Schlüssel“ der Stadt Iserlohn. Nutzen Sie bitte zur Übertragung verschlüsselter E-Mails an die Stadt Iserlohn den hier bereitgestellten öffentlichen Schlüssel der Stadt Iserlohn.

Bitte beachten Sie, dass Ihre verschlüsselte Mail an zentraler Stelle entschlüsselt wird und anschließend im Klartext an die adressierte Dienststelle weitergeleitet wird. Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie hierüber informiert.

Hinweise zur Rechtsfolge bei der Zusendung signierter E-Mails

Das bei der Stadt Iserlohn eingesetzte Mail-Gateway erkennt automatisch elektronische Signaturen und prüft diese auf Echtheit und Aktualität. Bitte beachten Sie, dass Erklärungen, die per Gesetz eine Schriftform erfordern (z.B. in förmlichen Verwaltungsverfahren), von der Stadt Iserlohn derzeit noch nicht akzeptiert werden und daher auch nicht rechtswirksam per E-Mail an die Stadt Iserlohn gesendet werden können. Dies trifft derzeit auch noch auf Mails zu, an die qualifiziert signierte Dokumente angehängt sind. Schriftformgebundene Erklärungen können Sie daher nur auf herkömmlichem schriftlichem Weg an die Stadt Iserlohn senden

Rückmeldung bei E-Mails, die nicht hier verarbeitet werden können

Sämtliche eingehenden E-Mails werden auf Viren und Spam überprüft. E-Mails, die Computerviren enthalten, die gesperrte Dateiformate enthalten, die an einen ungültigen Adressaten gerichtet sind oder die als unerwünschte Werbung ("SPAM") erkannt wurden, werden automatisch verworfen, ohne dass der Absender darüber informiert wird. Bei Überschreiten der Maximalgröße von 6 Megabyte wird die E-Mail ebenfalls verworfen, der Absender und der Empfänger werden hierüber jedoch informiert.

Hilfe bei Fragen zur Zulässigkeit der elektronischen Zusendung

Sollten Sie nicht sicher sein, ob Ihr Anliegen auf elektronischem Wege zulässig oder verarbeitbar ist, setzen Sie sich bitte vorher mit dem zuständigen Sachbearbeiter oder bei technischen Fragen mit dem Bereich EDV in Verbindung. Die Rufnummern finden Sie unter "Ämter & Einrichtungen".

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