Prozessmanagement

Prozessmanagement in unserer Stadtverwaltung – Für eine moderne, effiziente und bürgernahe Verwaltung

Unsere Stadtverwaltung steht – wie viele Verwaltungen in Deutschland – vor großen Herausforderungen: Der demografische Wandel, Fachkräftemangel, neue gesetzliche Vorgaben und die zunehmende Digitalisierung verändern unsere tägliche Arbeit. Um auch in Zukunft leistungsfähig, transparent und bürgernah zu bleiben, setzen wir verstärkt auf ein Prozessmanagement.

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement beschreibt die systematische Identifikation, Dokumentation, Steuerung und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb der Verwaltung. Ziel ist es, unsere Aufgaben effizienter, verständlicher und digitaler zu gestalten – zum Vorteil für alle: Für die Mitarbeitenden und die Bürgerinnen und Bürger.
Ein wichtiger Bestandteil ist es, klar zu erkennen, was genau gemacht werden muss, wer beteiligt ist, und wie Abläufe möglichst einfach und transparent gestaltet werden können.

Was sind Prozesse – und wie unterscheiden sie sich von Projekten?

Ein Prozess ist ein klar definierter Ablauf, der mehrfach durchgeführt wird – etwa die Beantragung eines Reisepasses. Ein Prozess hat einen festen Anfang und ein festes Ende und läuft bei Bedarf immer wieder in gleicher oder ähnlicher Weise ab.

Ein Projekt dagegen ist einmalig, hat ein individuelles Ziel, ist zeitlich begrenzt und oft mit Unsicherheiten verbunden – z. B. die Einführung eines neuen IT-Systems oder der Neubau eines Rathauses.

Welche Ziele verfolgt das Prozessmanagement?

Mit dem Prozessmanagement verfolgen wir vier zentrale Ziele:

1. Wissen erhalten und weitergeben
   Viele Mitarbeitende werden in den nächsten Jahren in den Ruhestand gehen. Durch die systematische Dokumentation unserer Abläufe stellen wir sicher, dass wertvolles Wissen nicht verloren geht, Einarbeitungen erleichtert und Vertretungen vereinfacht werden.
    
2. Schlanke und digitale Abläufe schaffen
   Weniger Personal, aber mehr Aufgaben – das ist eine Herausforderung. Indem wir unsere Prozesse gezielt vereinfachen und auf Digitalisierung ausrichten, reduzieren wir unnötige Arbeitsschritte, vermeiden Medienbrüche (z. B. von Papier zu digital) und gewinnen Zeit für das Wesentliche.
    
3. Mehr Transparenz durch klare Strukturen
   Wer macht was – und wann? Prozessmanagement sorgt durch klare Abläufe und Zuständigkeiten für mehr Übersicht und Vertrauen in die Verwaltungsarbeit.
    
4. Bessere Vorbereitung auf Krisen
   Bei Naturkatastrophen, technischen Ausfällen oder Cyberangriffen hilft gutes Prozessmanagement dabei, Risiken früh zu erkennen und die Handlungsfähigkeit der Stadt zu sichern.

Wie gehen wir dabei vor?

Das Prozessmanagement in unserer Verwaltung gliedert sich in drei Schritte:

1. Überblick gewinnen (Prozessregister erstellen)
   Gemeinsam mit den Fachabteilungen erheben wir, welche Prozesse in unserer Stadtverwaltung ablaufen – z. B. einen Hund anmelden oder einen Reisepass beantragen. Diese Prozesse werden in einem zentralen Verzeichnis erfasst und mit weiteren Informationen ergänzt.
    
2. Wichtige Prozesse im Detail analysieren
   Anhand des Prozessregisters wählen wir besonders wichtige oder verbesserungswürdige Prozesse aus. Diese werden in Terminen mit den Mitarbeitenden genau untersucht, visualisiert und – falls möglich – vereinfacht oder digitalisiert.
    
3. Prozessmanagement nachhaltig verankern
   Unser Ziel ist, dauerhaft mit einem internen Team Prozesse zu pflegen und weiterzuentwickeln. Dabei setzen wir auf Zusammenarbeit, Austausch und klare Verantwortlichkeiten.

Fazit

Mit einem professionellen Prozessmanagement machen wir unsere Stadtverwaltung zukunftsfähig. Für Sie als Bürgerin oder Bürger bedeutet das: verständlichere Abläufe, schnellere Bearbeitung und eine moderne, digitale Verwaltung.