Arbeits- oder Planungsaufträge
Verwendungszweck
Wann wird ein Arbeits- oder Planungsauftrag benötigt?
Nicht für jede Leistung des KIM wird ein Auftrag benötigt. Schäden, Mängel und sonstige Bedürfnisse am bestehenden Gebäude sind wie gewohnt bei den einzelnen Mitarbeitenden zu melden, die sich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.
Leistungen, für die ein Auftrag benötigt wird, sind:
- Umnutzung von Räumlichkeiten
- Neu- und Anbauten
- Wünsche zur Modernisierung und Verbesserung des Gebäudes (Investitionen)
- Erstellung neuer technischer Einrichtungen
Anwendungsbereich und Zugehörigkeit
NutzerInnen sind Sie beispielsweise als Schule, Verein, Freiwillige Feuerwehr oder sonstige Einrichtung. Alle NutzerInnen sind thematisch einem der städtischen Ressorte zugeordnet. Mit diesen Ressorts hat das KIM eigene Mietverträge abgeschlossen.
In unserem Verständnis sind Sie somit die UntermieterInnen des Fachbereichs.
Wie können Sie als NutzerIn einen Planungs- und Arbeitsauftrag veranlassen?
Zunächst zuständig ist Ihr Fachbereich. Bei Schulen der Bereich Schulverwaltung, bei der Freiwilligen Feuerwehr die Berufsfeuerwehr, bei Sportvereinen das Sportbüro etc.
Was vom Fachbereich für einen Auftrag gefordert wird, kann individuell variieren. In der Regel sollte der konkrete Wunsch und eine entsprechende Bedarfsanalyse schriftlich gestellt werden.
Der zuständige Fachbereich prüft anschließend Ihre Argumente und leitet den Auftrag über die Ressortleitung und den Verwaltungsvorstand an das KIM zur weiteren Bearbeitung. In einem weiteren Schritt wird vom Fachbereich auch die Politik involviert, die letztlich den Baubeschluss herleiten kann.
Erstellung bei städtischen Fachbereichen
Was muss man als städtischer Fachbereich veranlassen?
Als städtischer Fachbereich sind Sie über Ihr Ressort MieterIn der KIM Immobilie und tragen im Rahmen der Miete die Kosten Ihrer NutzerInnen.
Was ist nun zu tun, wenn sich NutzerInnen an Sie wenden und einen neuen Bedarf an Räumlichkeiten formulieren?
- Erstellung eines Arbeits/-Planungsauftrages an das KIM
- Ausfüllen der Vorlage, insbesondere muss die Bedarfsanalyse vorliegen
- Genaue Formulierung, was benötigt wird
- Der Planungsauftrag geht an die zuständige Ressortleitung
- Die Ressortleitung nimmt den Auftrag zur Beratung mit in den Verwaltungsvorstand
- Der Auftrag geht über die Ressortleitung VI dem KIM zu
- Das KIM beginnt nunmehr die beauftragten Arbeiten
Wenn das KIM sämtliche Planungsaufgaben abgearbeitet hat, ist vom Fachbereich ein Baubeschluss vom zuständigen, politischen Gremium einzuholen. Anschließend werden die finanziellen Mittel in den Wirtschaftsplan des KIM gesetzt, um zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit der Baumaßnahme zu beginnen.