Versand von Arbeits- oder Planungsaufträgen
Damit die Beauftragung des KIM für Sie leichter ist, wird an dieser Stelle die Erstellung eines Arbeits- und Planungsauftrag erläutert.
Verwendungszweck
Wann wird ein Arbeits- oder Planungsauftrag benötigt?
Nicht für jede Leistung des KIM wird ein Auftrag benötigt. Schäden, Mängel und sonstige Bedürfnisse am bestehenden Gebäude sind wie gewohnt bei den einzelnen Mitarbeitenden zu melden, die sich umgehend um Ihr Anliegen kümmern.
Leistungen, für die ein Auftrag benötigt wird, sind:
- Umnutzung von Räumlichkeiten
- Neu- und Anbauten
- Wünsche zur Modernisierung und Verbesserung des Gebäudes (Investitionen)
- Erstellung neuer technischer Einrichtungen
Anwendungsbereich und Zugehörigkeit
NutzerInnen sind Sie beispielsweise als Schule, Verein, Freiwillige Feuerwehr oder eine sonstige Einrichtung. Jeden NutzerInnen sind thematisch einem der städtischen Ressorte zugeordnet (Schule, Sport, Kultur, Jugend, Feuerwehr, etc.). Mit diesen Ressorten hat das KIM eigene Mietverträge abgeschlossen.
In unserem Verständnis sind Sie somit die UntermieterInnen des Fachbereichs.
Wie können Sie als Nutzer einen Planungs- und Arbeitsauftrag veranlassen?
Ihr erster AnsprechpartnerInnen ist Ihr Fachbereich. Bei Schulen der Bereich Schulverwaltung, bei der Freiwilligen Feuerwehr die Berufsfeuerwehr, bei Sportvereinen das Sportbüro, etc.
Was vom Fachbereich für einen Auftrag gefordert wird, kann individuell variieren. In der Regel sollte der konkrete Wunsch und eine entsprechende Bedarfsanalyse schriftlich gestellt werden.
Der zuständige Fachbereich prüft anschließend Ihre Argumente und leitet den Auftrag über die Ressortleitung und den Verwaltungsvorstand an das KIM zur weiteren Bearbeitung. In einem weiteren Schritt wird vom Fachbereich auch die Politik involviert, die letztlich den Baubeschluss herleiten kann.
Erstellung bei städtischen Fachbereichen
Was muss man als städtischer Fachbereich veranlassen?
Als städtischer Fachbereich sind Sie über Ihr Ressort der MieterInnen der KIM Immobilie und tragen im Rahmen der Miete die Kosten Ihrer NutzerInnen.
Was ist nun zu tun, wenn sich NutzerInnen an Sie wenden und einen neuen Bedarf an Räumlichkeiten formuliert.
- Erstellung eines Arbeits/-Planungsauftrages an das KIM
- Ausfüllen der Vorlage, insbesondere muss die Bedarfsanalyse vorliegen
- Genaue Formulierung, was benötigt wird
- Der Planungsauftrag geht an Ihren zuständigen Ressortleiter
- Der Ressortleiter nimmt den Auftrag zur Beratung in den Verwaltungsvorstand mit.
- Der Auftrag geht über den Ressortleiter VI dem KIM zu.
- Das KIM beginnt nunmehr die beauftragten Arbeiten.
Wenn das KIM sämtliche Planungsaufgaben abgearbeitet hat, ist vom Fachbereich ein Baubeschluss vom zuständigen, politischen Gremium einzuholen. Anschließend werden die finanziellen Mittel in den Wirtschaftsplan des KIM gesetzt, um zum nächstmöglichen Zeitpunkt mit der Baumaßnahme zu beginnen.
